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Inovar, Informatizar, controlar e economizar.

Estas 4 palavras estão sempre presentes na mente de todo bom administrador que pretenda que seus negócios sobrevivam, prosperem e lucrem nos tempos atuais.

Os conceitos são complementares, para economizar e mesmo assim ter resultados melhores é preciso ter gestão; para isso é necessário informatizar com soluções adequadas e confiáveis.

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Segurança jurídica

Conceitos fundamentais do Registro de ponto.

O Registro de ponto, seja ele eletrônico ou não, em sua natureza básica é a forma de controle administrativo do tempo que um colaborador dedicou a favor da empresa, também é um controle jurídico, sendo uma prova jurídica protegida e regulamentada em leis, por ser a principal base do cálculo do pagamento dos colaboradores, podendo ser fiscalizada por auditores do trabalho e utilizada pelas partes em uma possível ação trabalhista.

Portanto é um documento, legal, fiscal e tripartite, ou seja, pertence ao empregador, ao colaborador e aos órgãos fiscalizadores.

Legislações principais:

• CF/88 art7

• Art. 74, § 2º da CLT;

• Portaria nº 1.510/2009; (iniciativa da ANAMATRA)

• Portaria nº 373/2011; (Portaria acessória da 1510/09)

Quando se inova, ou seja, muda-se as práticas de como algo é feito buscando um resultado melhor, é necessário se atentar a regulamentação, limitações e melhores práticas do novo método escolhido.

A portaria 373/11 do MTE autoriza métodos alternativos de registro de ponto além do “REP” que é a sigla para Relógio Eletrônico de Ponto. Mas criou uma série de regras, tais como: · Ofertar um ambiente de consulta neutro e isento ao trabalhador aos seus registros, · Possuir aceite sindical autorizando, · Não criar bloqueios para registrar o ponto, · Não automatizar os registros, · Não permitir adulteração dos dados. Entre outras.

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Além destas regras mais conhecidas, quando a opção for virtualizar o processo e usar da alta tecnologia para transformar o que era feito em papel ou por maquinas protocoladoras em uma solução em nuvens no modelo SaaS; É necessário se atentar a regulamentação e melhores práticas desta plataforma, neste caso tecnológica.

Os principais itens que devem ser observados são:

Meus dados estarão seguros?? Qual experiencia, e o investimento em segurança que o meu fornecedor traz para proteger dados sensíveis, como cadastro e a privacidade dos meus colaboradores e da minha empresa, dados tais como local, rotinas, informações da minha operação que este registra?

Qual a performance que ele pode oferecer?

Qual a solidez financeira, porte e as atividades da sua experiencia?

Quanto tempo de mercado em tecnologia e segurança de dados?

Quais certificações e cases que o qualifica?

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Sobre a Legalidade do sistema

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Mas a pergunta mais importante é: A solução oferecida, é aceita do ponto de vista legal com irrefutabilidade assegurada em lei? Ou estamos adquirindo um risco futuro e incerto com potencial de vir a penalizar o meu negócio?

Basicamente a mesma pergunta que qualquer um faz ao adquirir relógios (maquinas) homologados ou os não homologados.

Equipamentos (hardware) são homologados, Software (DADOS eletrônicos ) são certificados, pois por serem virtuais, são passiveis de ser adulterados e não deixam rastros, dai a opção do ordenamento jurídico optar por certificação.

No Brasil desde 2001 ficou estabelecido por lei que documentos eletrônicos (Dados) que tenham efeitos Fiscais/Legal para ter validade jurídica precisam ser certificados, Para isso o Brasil institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, e transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia.

“ MEDIDA PROVISÓRIA No 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 62 da Constituição, adota a seguinte Medida Provisória, com força de lei:

Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

De lá pra cá, todos os processos virtuais que tenham valor legal, fiscal ou que precisem de proteção foram virtualizados

Observamos no ultimo século uma constante tendência dos processo de controle evoluírem do antigo carimbo e papel para equipamentos protocoladores, e na atualidade evoluírem para processos virtuais.

Todos os processos virtuais que tenham efeito legal/fiscal ou precisam de segurança para terem caráter probatório são sempre certificados por autoridades certificadoras. Este é um padrão mundial.

Evolução da tecnologia de comprovantes

Exemplos antigos 1900 - anos 80

Cartão de ponto, carimbos comprovantes em papel

Primeira onda 2012

Máquina de ponto e Impressoras fiscais.

Virtualização digital, 2016 até atualidade

Ponto Certificado e exemplos de Aplicação em nuvem, NF-e, Sistema judicial eletrônico.

Todos os processos que um dia foram feitos em papel evoluíram para o uso de chancelas mecânicas e após virtualizar para ter eficácia são certificados.

Além da NFe, a centenas de outros exemplos, como a virtualização do processo judicial PJe onde é possível fazer toda a movimentação da petição a sentença final, por meio de computadores com os dados confiáveis e garantidos pela certificação ICP Brasil

A utilização de certificados e assinaturas digitais garante a autenticidade, a integridade e o não-repúdio de um documento. Entretanto, essas técnicas não oferecem garantia a respeito do momento em que um determinado documento foi elaborado. Um documento assinado digitalmente pode até conter data e hora, entretanto, estas não podem ser consideradas confiáveis. Para resolver este problema se faz necessária a introdução de um novo componente: a Protocolo Digital de Documentos Eletrônicos. Este item acrescenta a característica de irretroatividade ao cenário de segurança de documentos.

Quando um documento é protocolizado, a protocoladora digital emite um recibo eletrônico. Através deste recibo é possível comprovar que um determinado documento foi criado em uma certa data/hora. Além disso, este processo de protocolo garante que seja impossível protocolar um documento eletrônico de forma retroativa com relação ao tempo, ao número do protocolo e ao conteúdo do original

Nós investimos alto e zelamos por estes atributos agregados ao nosso serviço, para oferecer uma solução perfeita e segura, que atenda a sua operação e não atribua riscos ao seu negócio.
Mesmo assim conseguimos entregar um custo baixo e acessível para possibilitar economia e praticidade ao seu negócio.

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